Quem é que nunca começou a realizar uma tarefa ou um projeto com um prazo alcançável estabelecido e mesmo assim no dia marcado para entrega do trabalho percebeu que não iria ser possível finalizar tudo no prazo que foi acordado? É bem provável que isto já tenha ocorrido com você! Mas não se desespere, esta situação é mais comum do que você possa imaginar. Existe um monstro que diariamente aterroriza  as organizações, os projetos e as tarefas do nosso dia a dia. O nome dele é Scope Creep e nós precisamos aprender a lidar com “ele” antes que “ele” lide conosco.

Realizando uma busca rápida em qualquer dicionário podemos encontrar a definição da palavra escopo:  “Escopo – Limite ou abrangência de uma operação”.  Como a própria definição diz o escopo é a abrangência de uma tarefa ou um projeto. A definição do escopo apresenta o ponto onde o projeto começa, o ponto onde o projeto termina, quais são as atividades envolvidas, quais as responsabilidades, prazo de sua execução e custos.

Scope Creep

O termo Scope Creep refere-se à mudanças não gerenciadas no escopo de um projeto ou o crescimento do escopo do projeto durante a sua execução sem que tais alterações reflitam na mudança dos prazos e custos previamente estabelecidos. Geralmente o Scope Creep ocorre porque foi realizado um mal planejamento do projeto que seria executado e durante a sua execução são descobertas mais tarefas que devem ser realizadas, o que geralmente acabará afetando os prazos e os custos da entrega final do projeto. O problema acontece quando surgem novas tarefas que deverão ser realizadas e o prazo e o custo final do projeto não é recalculado. Com toda certeza, existirão problemas futuros no projeto justamente porque não houve uma adequação aos prazos e custos do projeto em relação as mudanças que ocorreram na sua execução.

Imagine que você recebeu a tarefa de modelar um processo de uma área na sua organização e que foi estabelecido um prazo para que tal processo fosse modelado. Você inicia o trabalho e no decorrer da modelagem descobre que o processo realiza diversas interfaces com outros processos que também são pertinentes para o entendimento do negócio. Neste momento você tem 3 opções:

  • Manter-se focado no escopo da sua tarefa inicial respeitando o que foi acordado previamente e depois em outra atividade voltar para modelar os outros processos – Por mais que esta opção não resolva totalmente o problema, ela é uma opção correta. Será difícil encontrar um caso em que você estará errado se estiver seguindo o que foi combinado com seu gestor/cliente;
  • Modelar os novos processos que apareceram juntamente com a sua tarefa inicial – Por mais que você ache que não levará muito tempo e que é capaz de entregar tudo finalizado no mesmo prazo, provavelmente você falhará, nessas horas o universo parece conspirar contra o projeto e resolve mandar todos os tipos de imprevistos de uma vez só. Quando tomamos uma decisão sobre o aumento do escopo sem planejar corretamente, estamos correndo um grande risco e geralmente não vamos considerar alguns possíveis problemas que podem surgir durante a execução da tarefa que não estava prevista, fazendo assim com que executemos as nossas tarefas fora do prazo;
  • Expor a mudança no escopo e recalcular seus impactos, prazos, custos e apresentar ao gestor/cliente responsável pela demanda – Quanto mais transparente nós somos em relação as atividades que executamos e o prazo que estabelecemos, mais espaço teremos para negociar ou renegociar prazos e custos quando ocorrer uma mudança no cenário que estamos trabalhando. É importante ater-se à definição do escopo e deixar o gestor/cliente resolver como ele quer proceder com os impactos que as alterações no escopo irá causar.

Não permita-se iniciar uma atividade sem que o escopo esteja bem definido. O escopo é como um contrato, quando algo começar a se desviar da rota que foi previamente definida o documento de definição de escopo deve ser utilizado para lembrar a todos do rumo acordado e do prazo que foi estabelecido sobre aquele rumo. Caso decida-se por mudar o caminho que será percorrido ou o número de atividades, os prazos/custos/recursos também devem ser ajustados para que nenhuma expectativa seja frustrada na entrega do produto final.